Serikat, Consultoría e Informática S.A.

Las organizaciones, tanto privadas como públicas, generan diferentes tipos de documentos. A mayor tamaño de la organización, mayor numero de sistemas de información con diferentes propósitos y cada uno de ellos con su correspondiente producción de documentación.

Por otro lado, cada vez son más frecuentes las normativas o guías de estilo de calidad que marcan como deben ser los documentos a utilizar por la organización. Igualmente, existen problemas para aplicar las normas de calidad a cada sistema de información de la compañía, en especial a los ya existentes.

En este contexto cobra sentido GENDOC, como una solución de gran flexibilidad gracias al uso de reglas de construcción. Una vez parametrizada la solución, el motor de impresión que queda listo para ser usado por las diferentes aplicaciones consumidoras de la organización.

Se analizan todos los documentos a generar, identificando partes comunes y descomponiendo los documentos en bloques más pequeños.

Normalmente son documentos dinámicos que requieren de cierta extracción de información, preparada por el Departamento de Informática para ser consumida de una forma sencilla.

Se parametrizan desde la aplicación de gestión a través de distintos bloques y orígenes de datos. Por otro lado existe una gran flexibilidad de parametrización gracias al uso de reglas.

Esta información se carga en el motor de impresión que queda lista para ser usada por las aplicaciones consumidoras.

Cada aplicación, en el momento que sea necesario, invoca al motor de impresión indicándole qué documento quiere generar.

• Homogenización documental: Facilita la producción de documentos normalizados en la organización.

• Facilidad de aprendizaje: Los documentos generar se diseñan en aplicaciones bien conocidas por los usuarios como es el caso de Word u Open Office.

• Bajo coste: La solución está basada en software libre, se integra en un sólo día y se evita una formación costosa a la hora de entrenar a los usuarios en el diseño de documentos a generar.

• Potencia: Posibilidad de realizar Impresiones de forma masiva y desatendida, gracias al módulo de impresión asíncrona que incorpora la solución.

• Flexibilidad: Se hace viable la generación de cualquier documento, gracias a las posibilidades de parametrización que ofrece el uso de reglas.

• Adaptabilidad tecnológica: Al tratarse de una solución multiplataforma.

  
  

• Subsistema de Gestión

  Aplicación web mediante la cual se parametrizan las distintas entidades que conforman GENDOC con el propósito de generar tanto documentos estáticos como documentos dinámicos (con información a combinar):

  • Categorías de las distintas entidades o forma en la que se organiza la información en GENDOC.

  • Bloques de documentos: se identifican bloques comunes en los distintos documentos que genera la organización, y se normalizan creando bloques pequeños.

  • Campos de combinación: dentro de los bloques, para los documentos dinámicos deben crearse los campos que luego se sustituyen por la información a mostrar. Permite repeticiones y recursividad tanto de otros bloques como de otros campos.

  • Orígenes de datos: se define el origen de la información (normalmente una información existente en una base de datos) que más adelante se combinará en los campos de combinación.

  • Reglas: la ocurrencia de un bloque u otro muchas veces depende de cierta información recibida en el origen de datos, por lo que mediante la regla se definen que bloques aparecen en función de las condiciones lógicas que se desee.
  
  

• Motor de impresión (JAVA CORE)
  
  Es el encargado de atender a las peticiones de generación de documentos de otras aplicaciones y resolver los correspondientes archivos Word u Open Office, según sea el caso.

  El Motor de Impresión está diseñado para aceptar peticiones, tanto online para unos pocos documentos, como peticiones batch programadas. Este último supuesto es utilizado para aquellas ocasiones en los que se quiere generar un elevado volumen de documentos.
  
  

• Gestión de Ventas

  A menudo las distintas organizaciones pueden disponer de soluciones de gestión documental, que a su vez sirven de archivo de los documentos.

  Por ello GENDOC pretende facilitar dicha integración proveyendo de un Interfaz de Almacenamiento que posibilite depositar los documentos generados siguiendo las normas definidas en dicho sistema de gestión documental. Además, es el propósito de este interface de almacenamiento abstraer a GENDOC del sistema de gestión documental en cuestión.

  Por defecto y por si no se dispusiera de ningún sistema de gestión documental, GENDOC trae un interfaz básico a unidades de disco, que deposita los documentos en carpetas del sistema operativo.
  

  
  

• SERIKAT ha utilizado GENDOC para enlazar la Gestión de Expedientes del Ayuntamiento de Vitoria, con Microsoft Word.

  Con esta solución, el cliente ha conseguido cumplir los objetivos que se habían marcado: Generación de documentos desde entorno Internet y una considerable reducción de tipos de documentos a manejar, gracias a la flexibilidad que les ha dado el uso de Reglas.

  
  
  

• Serikat es el socio idóneo para que las Entidades Locales lleven a cabo sus grandes proyectos estratégicos en el ámbito de las TIC’s, transformando las ideas en resultados mediante la mejor utilización de los servicios de consultoría, la integración de productos, el desarrollo de software y el outsourcing, proporcionando soluciones que combinan los mayores niveles de calidad, excelencia y compromiso.